QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES AU SUJET DES CERTIFICATIONS ET LICENCES POUR LA RUSSIE ET LA CEI

SGS reçoit quotidiennement des centaines de questions au sujet des certifications et des licences pour la Russie et la CEI. Les questions les plus fréquemment posées sont répertoriées ci-dessous.

• Combien de temps faut-il pour être certifié?
• Combien de temps faut-il pour prolonger un certificat?
• Quelle est la classification de produits utilisée pour identifier les normes applicables?
• Quels sont les certificats internationaux acceptés en Russie?
• Combien coûte une certification?
• Comment rendre la certification rentable?
• Est-il important que ce soit l’importateur ou l’exportateur qui gère la certification du produit?
• À qui s’adresser pour obtenir une certification russe?

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Combien de temps faut-il pour être certifié?

Le gouvernement russe a créé un système complexe, rigoureux, qui prend beaucoup de temps, de vérification de la qualité et de la sécurité des produits vis-à-vis des exigences russes,. Ce processus de certification peut prendre de quelques heures à plusieurs mois, en fonction des facteurs suivants:

• Le type de certificat choisi (par exemple, le processus de vérification d’un certificat de conformité d’une validité de 3 ans est généralement plus long que pour un certificat dont la validité ne concerne qu’une seule expédition);
  
  
• La nécessité d’effectuer des tests, le nombre et la complexité des tests à réaliser;
  
  
• Le nombre de certificats préalables à obtenir pour la délivrance du document d’autorisation visé (par exemple, pour obtenir le Permis d’utilisation RTN (anciennement GGTN), vous devez tout d’abord passer par une certification de sécurité incendie, d’hygiène, anti-explosion, et métrologique, et de certification GOST R);
  
  
• Votre capacité à rassembler rapidement les documents internes nécessaires à la vérification;
  
  
• Le temps nécessaire à la traduction en russe des documents requis;
  
  
• Des expériences précédentes de certification russe (en d’autres termes, l’obtention d’un tout premier document d’autorisation dure généralement plus longtemps que les candidatures similaires suivantes).
  

Vous êtes donc maintenant en mesure d’accélérer ce processus en agissant sur les facteurs mentionnés ci-dessus.

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Combien de temps faut-il pour prolonger un certificat?

La période de validité d’un certificat russe varie d’une livraison à quelques années. Lorsqu’il arrive à expiration, un certificat russe doit être renouvelé, ce qui signifie qu'il faut effectuer à nouveau toutes les étapes du processus de certification et qu’il n’y a pas de réelle prolongation du certificat. Le certificat ne peut pas être prolongé par une simple modification de ses dates et sa réimpression. C’est pourquoi, si vous avez besoin d’un processus d’exportation régulier sans rupture dans le calendrier de livraison, vous devez demander une nouvelle certification bien avant l’expiration du certificat précédent.

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Quelle est la classification de produits utilisée pour identifier les normes applicables?

Pour spécifier les exigences de sécurité russes applicables, vous devez identifier le type du produit en fonction du système de codage russe. Par conséquent, il est très important de prendre le temps de définir le domaine de certification concerné.

La classification de produits russe (OKP) fonctionne depuis l’époque soviétique et n’a jusqu’à maintenant jamais été harmonisée avec un système international. Le nombre d’articles au niveau OKP le plus détaillé (à 6 chiffres) dépasse les 36 800 positions. Depuis 1991, cette classification co-existe avec la classification de commerce international (TNVED), sur laquelle reposent les tarifs douaniers russes. Les six premiers chiffres des codes TNVED coïncident avec les code HS (Description des marchandises et système de codage harmonisés).

Le système à utiliser pour l’identification des normes applicables dans la Fédération de Russie doit être le système OKP. Cependant, toutes les opérations d’exportation-importation sont soumises au codage TNVED, qui est utilisé pour le dédouanement des marchandises importées. Par conséquent, les incohérences entre les codes OKP et TNVED peuvent produire des situations ambiguës. Par exemple, le TNVED prévoit que les joints en acier des conduites soient soumises à la certification obligatoire (code n° 7307 00 000 0), tandis que pour l’OKP, ils ne peuvent être certifiés que sur une base volontaire (code n° 14 6200). Lorsque de telles incohérences se présentent, il convient d’avertir les autorités et de suivre leurs consignes.

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Quels sont les certificats internationaux acceptés en Russie?

De nombreuses normes russes applicables sont différentes et non harmonisées avec les normes européennes, ou d’autres normes nationales et internationales. Cela est en parti dû aux conditions climatiques de la Russie, ainsi qu’à son passé historique (de nombreuses normes russes n’ont pas été révisées depuis l’époque soviétique). Les méthodes de vérification varient souvent considérablement des méthodes appliquées en Europe occidentale ou aux Etats-Unis. À titre d’exemple : en Russie, le test des jouets comprend la vérification des contenus de formaldéhyde et de phénol, bien que cette vérification ne soit pas effectuée dans l’Union européenne ; les transformateurs doivent être testés à une température de -40 °C, c’est-à-dire dans des conditions deux fois plus froides qu’en Europe ; les tuyaux en acier doivent être soumis à un test de 100 % des échantillons contre 10 à 20 % en Europe.

Par conséquent, même si vos produits sont renommés dans le monde entier et reconnus comme fiables dans l’Union européenne ou dans un autre pays, vous devrez tout de même prouver qu’ils sont conformes aux exigences russes en suivant la méthodologie russe.

Cependant, la présence d’un certificat international peut faciliter la procédure d’obtention des approbations russes appropriées. Par exemple, si votre équipement a obtenu une certification ATEX, UL, FM ou CSA, le processus de vérification destiné à obtenir le certificat russe anti-explosion peut être limité à une simple étude de documents sans tests de laboratoire supplémentaire.

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Combien une certification coûte-t-elle?

Il n’existe pas de liste de prix standard pour les services de certification russes, puisque leur coût est fortement lié à des facteurs tels que la complexité du produit, la complexité du processus de fabrication et du type de document d’autorisation que vous choisissez.

Les dépenses de certification russe sont généralement liées aux éléments suivants:

• Coût des échantillons sélectionnés pour les tests de destruction;
• Dépenses d’emballage, de stockage, de manutention du fret et de transport des échantillons vers le laboratoire de test;
• Coût des tests des produits dans les laboratoires accrédités;
• Dépenses d’audit, notamment les frais de déplacement;
• Services de traduction;
• Dépenses de main d’œuvre de l’organisme de certification (taux quotidien en jour-homme *) pour le traitement de votre étude, la vérification des documents, la délivrance du certificat;
• Frais généraux.
  

Des réductions pourront vous être accordées si vous souhaitez obtenir un grand nombre de certificats ou si vous portez votre candidature plusieurs fois pour le même service. Cette réduction des coûts est due au fait que les frais généraux, le nombre d’échantillons nécessaires et le nombre de tests sont plus faibles.

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Comment rendre la certification rentable?

Pour que la certification soit rentable, nous conseillons d’adapter le type de certificat au volume anticipé des exportations et gammes de produits exportés. Ainsi, si vous prévoyez d’envoyer régulièrement vos produits en Russie, et que leur gamme est assez vaste, il peut être être préférable de choisir un certificat de série valide pendant quelques années. Bien que ce certificat soit plus coûteux qu’une certification d’expédition, ce système peut réduire les coûts et le temps à long terme. En fait, l’ensemble de la ligne de production doit être échantillonnée et testée dans le cadre d’une certification d’expédition, tandis que seul un nombre limité d’échantillons sera testé pour la certification en série car l’audit de production certifiera la conformité des éléments restants.

Attendez-vous à ce que le coût de la certification ne soit pas proportionnel au coût du produit à certifier. Par conséquent, si votre entreprise prévoit de répondre à un appel d’offre pour un projet en Russie, nous conseillons d’effectuer une planification et de demander un devis de certification préliminaire auprès d’un organisme professionnel de façon à en inclure le coût dans votre offre. Faute de quoi, vous risquez, si vous remporter l’offre sans avoir tenu compte du coût de certification réel, que les recettes anticipées ne soient pas suffisantes pour couvrir les dépenses engagées. Dans certains cas, votre organisme de certification peut suggérer de modifier légèrement la conception initiale d’une machine ou d’une installation industrielle dans le but de réduire vos dépenses de certification.

Des solutions d’obtention de certificat bon marché pourront vous être proposées. Cependant, comme le dit un proverbe russe : «Le fromage peu coûteux ne se trouve que dans un piège à souris». Vérifiez que la solution offerte n’aura pas d’impact sur votre activité future à cause de l’utilisation d’une certification fausse ou non valide.

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Est-il important que ce soit l’importateur ou l’exportateur qui gère la certification du produit?

Lors de la négociation des contrats de vente avec les partenaires russes, les exportateurs doivent discuter des dépenses de certification et définir clairement la partie qui en assume les coûts, les procédures et les responsabilités. Dans certains cas, l’exportateur comme l’importateur peut prendre en charge la certification et obtenir les documents d’autorisation voulus.

Les exportateurs doivent être conscients que si le certificat est délivré sous le nom de leur importateur, ce dernier devient leur distributeur exclusif sur le marché russe jusqu’au terme de validité du certificat. Par conséquent, les exportateurs qui souhaitent conserver le contrôle de leur stratégie marketing russe et conserver leur indépendance vis-à-vis de leurs partenaires locaux doivent gérer eux-mêmes la certification de leurs produits.

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À qui s’adresser pour obtenir une certification russe?

Tout document d’approbation doit être délivré par un organisme notifié. Il existe près de 800 organismes de certification basés en Russie et quelques sociétés internationales, parmi lesquelles SGS, détenant un réseau de partenaires accrédités et offrant des services de certification. Les organismes de certification sont souvent spécialisés dans un type particulier d’approbation ou dans un secteur industriel (par exemple, le textile ou les télécommunications). Seuls les organismes les plus importants offrent des services intégrés vous aidant à obtenir une gamme d’approbations en un seul lieu.

Lors de la sélection de l’organisme de certification, nous conseillons de tenir compte de ses compétences. Demandez sa liste de référence, vérifiez s’il a l’expérience des types de certificats dont vous avez besoin et s’il est capable de vous guider dans l’environnement des réglementations russes – qui est souvent incohérent et peu précis. Un service défaillant, même peu coûteux, peut produire des complications par la suite, telles que le blocage de la livraison par la douane à la frontière ou des modifications coûteuses du calendrier de livraisons.